W koncernie Orifarm (zwanym dalej „Orifarm” lub „my”) kwestie poufności oraz ochrony danych mają bardzo wysoki priorytet. Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące sposobu przetwarzania przez Orifarm danych osobowych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (zwanym dalej „RODO”) oraz krajowymi wymogami w zakresie ochrony danych.
Poniżej omawiamy sytuacje, w których Orifarm przetwarza dane osób spoza organizacji.
1.1. Osoba kontaktowa u dostawcy lub klienta Orifarm
W przypadku osób zatrudnionych u dostawcy lub klienta Orifarm przetwarzamy te dane osobowe, które są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Ponadto możemy na bieżąco przetwarzać dane, w korzystaniu z których mamy prawnie uzasadniony interes z myślą o obsłudze relacji z klientem lub dostawcą. W takich przypadkach przetwarzamy związane z pracą dane osób zatrudnionych, w tym ich imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz miejsce pracy.
W przypadku osób zatrudnionych we współpracujących z Orifarm aptekach możemy wymieniać związane z pracą dane kontaktowe pracownika z dostawcą naszego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), o ile dana osoba wyraziła na to zgodę. Rejestrowane są m. in. takie informacje, jak miejsce pracy pracownika, jego adres e-mail, numer telefonu oraz specjalizacja.
Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych są art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane te usuwamy na bieżąco w miarę, jak wygasa nasz uzasadniony cel ich przetwarzania.
Jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę, wykorzystujemy też jej dane kontaktowe do wysyłania do jej przedsiębiorstwa lub miejsca pracy materiałów marketingowych. W większości wypadków oznacza to pocztę wysyłaną na adres przedsiębiorstwa lub materiały marketingowe wysyłane na jego główny adres e-mail.
1.2. Zgłoszenia działań niepożądanych oraz reklamacji
W przypadku osób zgłaszających działania niepożądane lub reklamacje bezpośrednio do Orifarm, przetwarzamy dane kontaktowe, aby móc odpowiedzieć na dane zgłoszenie. Przetwarzamy także informacje podane w samym zgłoszeniu. Ponadto, gdy jest to wymagane, zgłaszamy działania niepożądane odpowiednim władzom; ma to jednak miejsce w formie zanonimizowanej.
W niektórych przypadkach przy obsłudze zgłoszeń działań niepożądanych oraz reklamacji Orifarm korzysta z usług właściwego podmiotu przetwarzającego dane (np. centrum telefonicznego).
Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. i RODO, gdyż jesteśmy prawnie zobowiązani do nadzorowania kwestii bezpieczeństwa środków leczniczych. Orifarm przechowuje dokumentację spraw w formie umożliwiającej identyfikację konkretnych osób przez okres do 6 miesięcy od przetworzenia zgłoszenia. Po tym okresie dane są anonimizowane.
1.3. Podania o pracę
W przypadku osób ubiegających się o pracę w Orifarm przetwarzamy dane przekazane nam w podaniu o pracę, życiorysie i ew. załącznikach; celem ich przetwarzania jest ocena, czy kandydat nadaje się na jedno z obecnych lub przyszłych stanowisk pracy w Orifarm. Zwykle są to ogólne dane osobowe, w tym imię i nazwisko, dane kontaktowe, data urodzenia, wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz referencje. Jeśli w toku rekrutacji kandydat jest proszony o poddanie się testowi profilu osobowościowego lub testowi poznawczemu, to przetwarzamy także wyniki tych testów. Możemy również pobierać informacje upublicznione przez samego kandydata, np. z serwisu LinkedIn.
Zachęcamy, aby przesyłać nam wyłącznie dane, które mają znaczenie przy ubieganiu się o konkretne stanowisko. W ramach procesu rekrutacji prosimy kandydata o podanie nam osobowego numeru identyfikacyjnego tylko w bardzo rzadkich przypadkach; w związku z czym wzywamy, aby nie podawać nam tego numeru bez wyraźnej prośby z naszej strony.
Podstawą prawną przetwarzania przez Orifarm danych w ramach samego procesu rekrutacji jest wyważenie interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdyż mamy prawnie uzasadniony interes w możliwości oceny zdatności kandydata do konkretnego lub przyszłego stanowiska pracy w Orifarm, co odbywa się na podstawie informacji udostępnionych przez kandydata.
Niektóre stanowiska w Orifarm wymagają przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Prosimy wówczas tylko o przedstawienie tego zaświadczenia i nie przechowujemy go.
Po podjęciu decyzji, czy możemy zaoferować danemu kandydatowi stanowisko pracy w Orifarm, z reguły usuwamy złożone przez niego podanie. Jeśli uznamy, że istnieje potrzeba zachowania przez nas tego podania o pracę lub in. do późniejszego wykorzystania, występujemy do osoby, której dane dotyczą, z prośbą o zgodę na przechowywanie podania przez 6 miesięcy od zakończenia okresu rekrutacji; por. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
1.4. Osobiste wizyty w lokalizacjach Orifarm
W przypadku gości odwiedzających nasze lokalizacje, z powodów administracyjnych i bezpieczeństwa rejestrujemy takie dane, jak imię i nazwisko, macierzyste przedsiębiorstwo (chyba, że celem wizyty jest rozmowa kwalifikacyjna), datę i czas wizyty oraz osobę z Orifarm, która przyjmuje gościa.
Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdyż przeprowadzanie takiej rejestracji ze względów bezpieczeństwa jest w naszym interesie. Dane te są usuwane najpóźniej 6 lat po odbyciu wizyty.
Część obszarów wewnątrz budynków Orifarm lub wokół nich objęta jest monitoringiem wideo. Obszary takie są odpowiednio oznakowane. Informacje pozyskane za pomocą monitoringu wideo są wykorzystywane wyłącznie w celu zapobiegania przestępstwom; nie są więc przekazywane nikomu poza policją. Nagrania są przechowywane tylko przez 30 dni. Następnie są automatycznie usuwane, chyba że są używane w ramach dochodzenia w sprawie karnej.
1.5. Strona internetowa
W ramach prowadzenia naszych witryn internetowych stosujemy – pod warunkiem uzyskania zgody użytkownika – pliki cookie z myślą o poprawie wygody korzystania z serwisu oraz w celu gromadzenia danych statystycznych. Więcej na temat zasad stosowania plików cookie przeczytać można korzystając z łącza w dolnej części strony.
W przypadku osób, które korzystają z formularza kontaktowego w naszej witrynie internetowej, przetwarzamy takie dane jak imię i nazwisko, adres e-mail, kraj pochodzenia oraz informację o tym, czego dane zgłoszenie dotyczy. Podstawą prawną przetwarzania przez nas tych danych jest zasadniczo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdyż mamy prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na zgłoszenia. W dalszej kolejności o podstawie przetwarzania i długości okresu przechowywania danych decyduje tematyka danego zgłoszenia; zob. odpowiednią sekcję niniejszej polityki prywatności.
Zasadniczo nie przekazujemy danych osobowych administratorom danych spoza grupy Orifarm. W pojedynczych przypadkach możemy być prawnie zobowiązani do przekazania takich danych, m.in. organom administracji publicznej, np. w ramach zgłaszania działań niepożądanych. W większości będą to jednak dane zanonimizowane. W niektórych przypadkach konieczne być może przekazanie danych konkretnej osoby w celu wykonania zawartej z tą osobą umowy.
Orifarm może powierzyć przetwarzanie danych osobowych swoim dostawcom usług informatycznych (podmiotom przetwarzającym dane). W takim przypadku przetwarzanie odbywa się wyłącznie w imieniu grupy Orifarm i zgodnie z jej instrukcjami, co jest regulowane pisemną umową zawieraną pomiędzy Orifarm a danym dostawcą usług informatycznych.
Przepisy o ochronie danych dają szereg praw osobom, których dane dotyczą. Prawa te obejmują: prawo do żądania wglądu w swoje dane osobowe, ich poprawienia lub usunięcia; prawo do żądania ograniczenia przetwarzania tych danych; prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; jak również prawo do otrzymywania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przenoszenie danych). Prawa te mogą podlegać określonym warunkom i ograniczeniom. Przychylenie się przez nas do danego wniosku w każdym przypadku zależy od konkretnej oceny.
Osoby, które mają zastrzeżenia dot. przetwarzania przez nas ich danych osobowych, mogą złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego.
Zapraszamy do skontaktowania się z nami w razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Orifarm Manufacturing Poland Sp. z o.o.
ul. Księstwa Łowickiego 12
99-420 Łyszkowice
Orifarm Healthcare Sp. z o.o.
ul. Przyokopowa 31
01-208 Warszawa
E-mail: dataprotection@orifarm.com