Bij de Orifarm Groep ('Orifarm' of 'wij') hebben gegevensbescherming en vertrouwelijkheid een hoge prioriteit. In dit privacybeleid wordt beschreven hoe Orifarm uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna 'AVG') en de landelijke vereisten inzake gegevensbescherming.
Hieronder kunt u meer lezen over de situaties waarin Orifarm gegevens over personen buiten de organisatie verwerkt.
1.1. Contactpersoon bij klanten of leveranciers van Orifarm
Als u werkzaam bent bij een klant of leverancier van Orifarm, behandelen we de persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst te sluiten en de inhoud ervan na te leven. Daarnaast kunnen wij de gegevens die wij verwerken op grond van een legitiem belang in het kader van de klant-leveranciersrelatie blijvend verwerken. In dit verband verwerken wij de werkgerelateerde gegevens van medewerkers, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer en werkplek.
Als u werkzaam bent bij een apotheek die samenwerkt met Orifarm, kunnen we uw werkgerelateerde contactgegevens uitwisselen met de leverancier van ons CRM-systeem, mits u hier toestemming voor heeft gegeven. Dit omvat o.a. informatie over uw werkplek, e-mailadres, telefoonnummer en specialisatie.
Onze verwerkingsgrondslag is AVG art. 6(1)(b) en 6(1)(f). Deze gegevens worden doorlopend gewist naarmate we geen legitiem belang meer hebben om ze te verwerken.
Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw contactgegevens ook om marketingmateriaal te sturen naar uw bedrijf/werkplek. In de meeste gevallen gaat het om post die wordt verstuurd naar het bedrijfsadres of marketing die naar een algemeen e-mailadres wordt gestuurd.
1.2. Melding van bijwerkingen en reclamaties
Als u een bijwerking of reclamatie direct aan Orifarm meldt, verwerken we uw contactgegevens om te kunnen reageren op uw bericht, evenals de informatie die u in uw melding heeft verstrekt. Ten slotte melden we, indien nodig, bijwerkingen aan de overheid; dat gebeurt echter volledig geanonimiseerd.
In sommige gevallen kan Orifarm een beroep doen op een bevoegd gegevensverwerker (bijv. een callcenter) om de meldingen van bijwerkingen en reclamaties te verwerken.
Onze verwerkingsgrondslag is AVG art. 6(1)(c) en art. 9(2)(i), aangezien wij wettelijk verplicht zijn de veiligheid van geneesmiddelen te bewaken. Voor documentatiedoeleinden bewaart Orifarm de gevallen in een persoonlijk identificeerbare vorm voor een periode van maximaal 6 maanden na de verwerking van de melding. Vervolgens worden ze geanonimiseerd.
1.3. Sollicitaties
Wanneer u solliciteert naar een functie bij Orifarm, verwerken we de gegevens van uw sollicitatie, cv en eventuele bijlagen om uw geschiktheid voor een huidige of toekomstige functie bij Orifarm te beoordelen. Doorgaans gaat het hier om algemene persoonsgegevens, waaronder naam, contactgegevens, geboortedatum, opleiding, werkervaring en referenties. Indien u tijdens de sollicitatieprocedure gevraagd wordt om een persoonlijkheidsprofiel en/of cognitieve test in te vullen, verwerken we ook de resultaten daarvan. Ten slotte kunnen we informatie verzamelen die u zelf heeft gepubliceerd, bijv. op LinkedIn.
We adviseren u om ons alleen informatie te sturen die relevant is voor de betreffende functie. In zeer zeldzame gevallen kan het voorkomen dat we in het kader van de sollicitatieprocedure uw burgerservicenummer nodig hebben. We raden u dan ook aan om dit alleen te vertrekken indien u daar uitdrukkelijk om wordt verzocht.
De verwerkingsgrondslag van Orifarm tijdens de sollicitatieprocedure is de belangenafweging in AVG art. 6(1)(f), aangezien wij een legitiem belang hebben om uw geschiktheid voor een specifieke of toekomstige functie bij Orifarm te kunnen beoordelen op basis van de informatie die wij over u hebben ontvangen.
Voor sommige functies moet u in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). We vragen alleen om inzage in uw VOG en zullen deze verder niet bewaren.
In principe wordt u sollicitatie verwijderd op het moment dat we hebben besloten of we u een functie bij Orifarm kunnen aanbieden. Indien wij het nodig achten om uw sollicitatie e.d. voor later gebruik te bewaren, vragen we uw toestemming om uw gegevens tot 6 maanden na de sollicitatieprocedure te bewaren, cf. art. 6(1)(a).
1.4. Bij een fysiek bezoek aan een Orifarm-vestiging
Wanneer u een van onze adressen bezoekt, registreren wij om administratieve en veiligheidsredenen uw naam, het bedrijf dat u vertegenwoordigt (tenzij u voor een sollicitatiegesprek komt), het tijdstip van uw bezoek en wie bij Orifarm u bezoekt.
Onze verwerkingsgrondslag is AVG art. 6(1)(f), aangezien het in ons belang is om uw gegevens uit veiligheidsoverwegingen te registreren. De gegevens zullen binnen 6 jaar na uw bezoek worden gewist.
Op bepaalde plaatsen in of rondom de gebouwen van Orifarm is videobewaking geïnstalleerd. Deze gebieden zijn gemarkeerd met borden. De door middel van videobewaking verkregen informatie wordt uitsluitend gebruikt voor criminaliteitspreventie en wordt derhalve niet bekendgemaakt aan anderen dan de politie. De opnamen worden slechts 30 dagen bewaard, waarna ze automatisch worden gewist, tenzij ze deel uitmaken van een strafrechtelijk onderzoek.
1.5. Website
Op onze websites gebruiken we cookies om de gebruikerservaring op de website te verbeteren en om statistieken op te stellen, mits u daar toestemming voor heeft gegeven. Meer informatie over ons cookiebeleid vindt u onder aan de website.
Als u een contactformulier op onze website gebruikt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, uit welk land u komt en de inhoud van uw bericht. Onze verwerkingsgrondslag is over het algemeen AVG, art. 6(1)(f), aangezien wij een legitiem belang hebben om op uw verzoek te reageren. Daarna zijn de verwerkingsgrondslag en de bewaarperiode afhankelijk van het onderwerp van uw bericht – zie het desbetreffende onderdeel van dit privacybeleid.
Orifarm geeft uw persoonsgegevens in principe niet door aan andere gegevensbeheerders buiten de Orifarm Groep. In sommige gevallen kunnen wij echter wettelijk verplicht zijn uw informatie bekend te maken, onder meer aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in verband met de melding van bijwerkingen. In de meeste gevallen worden deze gegevens echter geanonimiseerd. In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk zijn om uw gegevens openbaar te maken om een overeenkomst die we met u hebben gesloten na te komen.
Orifarm kan de verwerking van uw persoonsgegevens overdragen aan onze IT-leveranciers (gegevensverwerkers). In dat geval vindt de verwerking uitsluitend plaats namens Orifarm en conform onze instructies, wat vastgelegd wordt in een schriftelijke overeenkomst tussen Orifarm en de betrokken IT-leverancier.
Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u als betrokkene een aantal rechten. Uw rechten omvatten het recht om te verzoeken om toegang tot en rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, beperking van en bezwaar tegen onze verwerking, alsmede het recht om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare indeling (gegevensoverdraagbaarheid/dataportabiliteit). Deze rechten kunnen aan voorwaarden en beperkingen zijn onderworpen. Of wij aan uw verzoek kunnen voldoen, hangt in alle gevallen af van een specifieke beoordeling.
Indien u niet tevreden bent over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij uw lokale toezichthouder.
U kunt altijd contact met ons opnemen als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens:
Orifarm B.V.
J.S. de Jongplein 5
4001 WG Tiel
Fax: +45 63 95 25 02
E-mail: interesse@orifarm.com / dataprotection@orifarm.com
Contactpersoon:
Peter Verkuil: +31 6 22 91 84 65
Koen Trijbels: +31 6 38 60 02 12
Allard van Rijn: +31 6 39 84 24 65